De um modo geral, todos os trabalhos que fazemos tem como objetivo facilitar a gestão administrativa da empresa e do negócio. Fazemos isto através de processos que proporcionam a informação e controlo desejados, tendo sempre em vista aumentar a rentabilidade do negócio.

Mais concretamente e na prática, eis o que fazemos com maior frequência pelos nossos clientes:

• criamos ficheiros e modelos em Excel para suportar processos em quaisquer áreas do negócio (Vendas, Marketing, Controlo Fabril, Controlo de Gestão, apuramento de resultados, fecho de mês, Direção da Empresa, etc.);
• desenhamos processos de controlo (definimos 'quem faz o quê e como' na empresa para que se atinja determinado resultado, como por exemplo, obter determinadas informações);
• Ocupamo-nos interinamente de determinados projetos ou departamentos internos para os quais o nosso cliente não pretende recrutar um colaborador (por exemplo, para substituir o responsável de um departamento durante uma baixa de maternidade, ou para implementar um novo projeto que lhe seja exigido pela casa-mãe);
• Preparamos, analisamos e apresentamos periodicamente (ex: mensalmente) todo o pacote de informação de gestão do negócio do nosso cliente (ou seja, atuamos como um departamento de Controlo de Gestão em outsourcing por uma fração do custo de dispor deste departamento a tempo inteiro).

Não tem nenhum custo nem nada a perder... mas pode ter muito a ganhar!

Teremos todo o gosto em reunir para avaliar conjuntamente como podemos ajudar. Podemos fazê-lo presencialmente (nas vossas instalações ou no local que preferirem) ou remotamente, em qualquer caso sem quaisquer custos associados.

Temos mesmo prazer em ajudar e é essa a nossa principal motivação. Queremos ser altamente valorizados e trazer muito valor acrescentado ao seu negócio. Nesta fase pensamos que a notoriedade e reputação são as maiores recompensas. Acreditamos honestamente nisso e é isso que buscamos primariamente nos nossos projetos.

O nosso CUBO é fundamentalmente um processo de atualização de uma base de dados com toda a informação detalhada do seu negócio, perfeitamente reconciliada com os resultados gerais, a qual pode ser consultada com qualquer nível de desagregação.

Na prática, o CUBO permite consultar P&L's atualizados (Profit & Loss sheets ou Demonstrações de Resultados) para qualquer cliente, produto, marca, segmento, etc. e assim avaliar a rentabilidade de todos os 'recantos' do seu negócio, desde as partes até ao seu todo. Isto permite identificar onde detém as melhores margens e onde deve concentrar o seu investimento e, quais as áreas de negócio que necessitam de medidas corretivas, que no limite podem passar pela sua racionalização. As empresas podem estar a ganhar dinheiro e ter rentabilidade quando vistas pela totalidade do negócio, no entanto a vista detalhada das suas partes constituintes (clientes, produto, marcas, etc.) permite quase sempre concluir que existem partes  do negócio que dão rentabilidade acima da média e outras que dão rentabilidade abaixo da média ou até prejuízo... Isto é muito mais comum acontecer do que possa imaginar! 

Com a informação de quais são as partes 'sãs' e quais as 'doentes' no negócio será possível fazer uma muito melhor (re)alocação interna de recursos, colocando mais apoio (investimento promocional, equipa, tempo, etc.) por trás das partes rentáveis e 'tirando o pé' das partes menos rentáveis, conduzindo a aumento dos proveitos sem aumento dos custos.

Realizamos primeiramente uma reunião exploratória e gratuita, na qual estudamos em conjunto com o cliente a razão de ter procurado a nossa ajuda. Ajudamos o cliente a compartimentalizar e sistematizar o problema e a identificar as melhores soluções. Em função do tipo de projeto daí resultante, propomo um orçamento, o qual pode ser fechado (com projeto chave na mão, aplicável a trabalhos específicos e circunscritos), ou um orçamento aberto, que consiste num fee diário e num conjunto de milestones a atingir, tudo sempre com total transparência. O trabalho pode ser executado de forma presencial (nas instalações do cliente),  remotamente, ou com numa combinação de ambas, conforme seja mais eficiente. 

Face à natureza sensível das informações do cliente a que normalmente temos acesso para poder fazer o nosso trabalho, todos os nossos projetos são precedidos pela celebração de um contrato de prestação de serviços e de um acordo de confidencialidade, previamente alinhados com o cliente. Depois de concluído e entregue o projeto estaremos sempre disponíveis para efetuar quaiquer ajustes ou correções que sejam necessários.

Não, são coisas diferentes e complementares!

O trabalho do TOC (do Departamento de Contabilidade ou Contabilista Certificado, conforme o caso) serve para cumprir um requisito obrigatório de prestação de contas de forma pradonizada (i.e. SNC) da qual os principais destinatários são o Estado (para dispor de uma base para cobrar impostos IVA, IRC, etc.) e os Bancos (no caso de avaliação de pedidos de empréstimos).

Quanto muito, o nosso trabalho pode conjugar-se com o trabalho produzido pela Contabilidade, pois a esmagadora maioria dos registos das informações e transações da empresa são provenientes do trabalho desse departamento, ou seja, grande parte da informação que existe na empresa é daí resultante. Portanto, o nosso trabalho pode servir-se da informação proveniente da Contabilidade bem como de todas as informações resultantes dos restantes sistemas, automações e processos existentes na empresa. E quando é necessária uma determinada informação que ainda não existe, criamos o processo para que passe a estar disponível.

O nosso trabalho é também extrair o maior valor da informação para otimizar a gestão, facilitar a decisão, poupar recursos (nomeadamente tempo) e aumentar a rentabilidade do negócio.

As folhas de cálculo (integralmente representadas pelo Excel e mais recentemente também pelo Google Sheets) são omnipresentes e indispensáveis em todos os negócios e empresas, desde as mais pequenas até às maiores multinacionais. Isto é um facto e não há como fugir uma vez que não existe nenhuma outra ferramenta capaz de expandir tanto a capacidade de trabalho e de análise de cada indivíduo para lidar com grandes quantidades de informação.  Existem muitas outras ferramentas melhores para tratar de aspetos muito mais específicos e cirscunstritos, mas não existe nem de perto nem de longe, outra ferramenta que consiga tanta abrangência de aplicação e que potencie tanto a capacidade de trabalho de um indivíduo. Além disso, já está presente em todas as empresas pelo que a sua utilização não acarreta quaisquer custos adicionais, como seria o caso de novos softwares para tarefas específicas. Na realidade, o Excel é a forma como os 'não informáticos' ou 'não técnicos' conseguem socorrer-se melhor do auxílio da informática e dos computadores. Por esta razão, existe uma grande parte dos processos e micro-processos nas empresas que estão assentes em folhas de cálculo, as quais são esmagadoramente feitas em Excel. Pela sua flexibilidade e universalidade de utilização o Excel é fantástico para fazer isso, mas por outro lado - e pelas mesmíssimas razões (i.e. por o Excel ser facilmente alterável e por haver muita gente na empresa a conseguir fazê-lo) - o Excel é também perigoso para que nele assentem processos-chave da empresa, os quais devem ser assegurados por um sisema ERP (tipo SAP, Primavera, SAGE, etc.). Nós ocupamo-nos de empresas já em funcionamento e portanto já estruturadas, pelo que a nossa atuação é mais ao nível de micro-processos onde o Excel continua a ser a principal ferramenta.

E não, não temos nenhuma afiliação com a Microsoft ;) Simplesmente, grande parte do nosso trabalho é realizado através do Excel!