O Excel é incontornável

Não consigo imaginar muitas tarefas ou funções empresariais em que o Excel não seja, no mínimo, uma preciosa ajuda tanto a nível pessoal como, por inerência, para as próprias empresas. E também nunca nos meus 25 anos de experiência vi ou soube de uma única empresa que não utilizasse o Excel.

Desde que descobri as folhas de cálculo (ainda com o Lotus 123) que as mesmas não deixaram de fazer parte da minha vida e do meu trabalho, não por causa das especificidades da minha área profissional ou de estudo, mas sim porque desde logo senti que aquela ferramenta funcionava como uma extensão natural do meu cérebro e virtualmente aplicável a tudo aquilo que faço com recurso a esse órgão. Naturalmente, hoje em dia a ferramenta de folha de cálculo continua a estar presente no meu quotidiano, já não através do Lotus 123 mas sim através do Microsoft Excel. Esta colaboração quase simbiótica entre o meu cérebro e o Excel permite-me potenciar indefinidamente a minha capacidade de trabalho ao aliar a criatividade e raciocínio proporcionada pelo meu cérebro humano à potência quase ilimitada de cálculo e processamento proporcionada pela máquina Excel. Daí que me seja tão difícil imaginar as tais tarefas empresariais onde o Excel não seja, no mínimo, uma grande ajuda, que é o mesmo que dizer: indispensável. E daí também que seja tão penoso observar as inúmeras situações de ineficiência, dificuldade e pouca motivação por parte de colaboradores em realizar as suas tarefas, o que podia ser facilmente melhorado ou mesmo ultrapassado com um simples treino e/ou investimento pessoal na descoberta do mundo Excel.

Mais Excel, melhores colaboradores e melhores empresas!

As empresas são formadas por pessoas e quanto melhores estas forem (eficientes, eficazes e motivadas) melhores serão as primeiras: não há como escapar a esta verdade! E os colaboradores são seres humanos que de forma inata gostam de melhorar e de se sentirem continuamente mais úteis. Ao proporcionarem condições para isto acontecer, as empresas estão a contribuir para a sua própria performance e riqueza. Uma das vertentes em que isto deve ser proporcionado é no incentivo aos colaboradores para a descoberta e exploração do Excel. O Excel proporciona aos colaboradores a capacidade para calcularem, organizarem e avaliarem dados quantitativos, permitindo que os managers e o sénior staff recebam a informação e insights que necessitam para tomar melhores decisões que afetam o negócio e a empresa. Existem portanto muitos benefícios na literacia Excel dos colaboradores, tanto para os próprios como, por consequência disso mesmo, para a empresas.

Para os colaboradores:

• Melhoria da base de competências e capacidades
• Aumento da eficiência e produtividade
• Melhor organização dos dados e da informação
• Sensação de que se é um membro mais valioso para a empresa
• Trabalho facilitado e maior motivação

Para as empresas:

• Aumento da eficiência e produtividade
• Rentabilização de um ativo já disponível (Excel) evitando gastos adicionais em novos softwares
• Desenvolvimento dos Colaboradores com pouco investimento e esforço
• Redução dos níveis de stress dos seus colaboradores (e do departamento de IT)
• Transformação do trabalho numa experiência mais satisfatória

Promover a abordagem exploratória do Excel: Coaching em Excel

A WHY Consulting não contempla nos serviços disponibilizados aos seus clientes o treino e formação ‘clássica’ em Excel (i.e. cursos standard de Excel ministrados em sala de formação) porque acreditamos que o Excel é algo que deve ser explorado proativamente pelo próprio colaborador à medida das necessidades sentidas no seu posto de trabalho. Acreditamos que o melhor mindset para qualquer pessoa aprender Excel é pensar da seguinte forma perante um problema ou obstáculo:

«o Excel tem uma solução indicada para isto e eu só tenho de encontrá-la».

Uma aprendizagem obtida por esta via fica bem enraízada na memória e aplicar-se-á de imediato perante novos obstáculos semelhantes, abrindo desta forma forma a capacidade (e a autoconfiança!) para a continuação da exploração individual por maior literacia no Excel.

Foi desta forma que este autor aprendeu o Excel e é esta a única forma que considero realmente efetiva: cada um por si à medida das suas necessidades, motivado a progredir pelas descobertas que vai fazendo e pela realização dos benefícios que daí advêm. Por esta razão a WHY Consulting não proporciona a dita formação clássica. Alternativamente, proporcionamos consultoria aos nossos clientes, disponibilizando-nos para rever e melhorar os ficheiros (e processos) utilizados pelos seus colaboradores, sempre em colaboração com os mesmos, partilhando o processo e as razões por trás dessas melhorias. Os ficheiros de trabalho assim otimizados não deixam de pertencer aos próprios colaboradores, pois eles devem continuar a sentir-se inteiramente (mais) confortáveis com eles.

A esta aprendizagem exploratória e (inicialmente) assistida do Excel chamamos ‘COACHING EM EXCEL’!

Como funciona o Coaching em Excel?

• Apresentamos o nosso método aos seus colaboradores e manifestamos a nossa disponibilidade.
• Estamos fisicamente presentes, lado a lado, com os seus colaboradores nos seus próprios locais de trabalho, numa espécie de ‘Help Desk’ de Excel.
• Cada colaborador identifica previamente pelo menos um ficheiro de trabalho que sinta necessitar de melhorias ou identifica um processo em que tenha dúvidas e necessite de apoio para o desenvolvimento do respetivo ficheiro de suporte.
• Suportamos os seus colaboradores na melhoria dos próprios ficheiros ou na criação dos processos previamente identificados, respeitando a cadência de aprendizagem de cada um bem como o seu patamar de conhecimentos Excel.
• Estamos permanentemente disponíveis para responder a quaisquer dúvidas pontuais de qualquer colaborador que surjam durante as nossas sessões de coaching.
• Existe uma agenda de marcações para organizar e gerir os tempos que dedicaremos a cada colaborador durante estas sessões.
• Sugerimos inicialmente que se considere 1 dia de coaching por cada 2 colaboradores e pelo menos 2 sessões: por exemplo, se tem 6 colaboradores visados, sugerimos 3 dias de coaching x 2 sessões em semanas consecutivas, o que resulta num total de 6 (i.e. 3+3) dias de consultoria.
• Ficamos disponíveis durante os 3 meses seguintes para responder a quaisquer dúvidas dos seus colaboradores que nos sejam enviadas por email (pedidos mais complexos e/ou demorados poderão ser sujeitos a apresentação de proposta de orçamento).
• Esperamos desta forma semear e fomentar o Excel junto dos seus colaboradores, demonstrando algumas das suas capacidades e estabelecendo a motivação e auto-confiança para que isso continue a germinar cada vez mais após a nossa visita.

Se gostou deste approach e pensa que ele tem viabilidade no seu caso ou da sua empresa, pode contratar-nos para uns dias de acompanhamento presencial aos seus colaboradores, ajudando-os nas dúvidas que tenham e nas melhorias que sentem necessárias aos seus ficheiros de trabalho.

Se pretender falar melhor do seu caso clique no botão abaixo para nos contatar sem qualquer compromisso.